VvE-vergadering tijdens de coronacrisis

VvE-vergadering tijdens de coronacrisis

De coronacrisis heeft ook gevolgen voor de besluitvorming binnen de vereniging van eigenaren (VvE). Aangezien bijeenkomsten van meer dan 30 personen momenteel niet zijn toegestaan, kunnen veel VvE-vergaderingen niet doorgaan, waardoor het onmogelijk zou worden om te vergaderen en besluiten te nemen.

Tijdelijke wet COVID-19

Om dit te voorkomen, is op 24 april 2020 een noodwet, genaamd ‘Tijdelijke wet COVID-19 justitie en veiligheid’ in werking getreden. Deze tijdelijke wet biedt VvE’s de mogelijkheid om digitaal (online) te vergaderen, ook als deze mogelijkheid niet in het splitsingsreglement is geregeld. De wet geldt met terugwerkende kracht tot 16 maart 2020, zodat digitale vergaderingen, die voor de inwerkingtreding van de noodwet zijn gehouden, alsnog rechtsgeldig zijn. Verder is in deze noodwetgeving geregeld dat de jaarrekeningen niet meer binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar hoeven te worden goedgekeurd en dat dit met maximaal 6 maanden kan worden uitgesteld.

Voorwaarden digitaal vergaderen

Aan het houden van een digitale VvE-vergadering zijn wel een aantal voorwaarden verbonden. Zo dient de oproepingstermijn, die in de splitsingsakte staat, in acht te worden genomen. Daarnaast moet in de uitnodiging worden vermeld dat er geen fysieke toegang tot de vergadering is en dat die dus digitaal (online) plaatsvindt. In de noodwet staat dat de VvE-leden de vergadering via de digitale weg (e-mail, website, audio/videostream, beeldbellen, telefonisch inbellen of vergaderapp) moeten kunnen volgen. Verder moet in de uitnodiging staan dat de VvE-leden tot 72 uur voor de vergadering vragen kunnen stellen over de onderwerpen, die op de agenda staan. Tot slot moet de uitnodiging vermelden hoe de VvE-leden hun stemmen kunnen uitbrengen.

Wijze van stemmen

In de digitale VvE-vergadering mogen leden stemmen via de communicatiemiddelen, waarmee de vergadering plaatsvindt. Het VvE-bestuur of de voorzitter kan ook bepalen dat de leden van tevoren stemmen. Het is wel een vereiste dat de leden, die stemmen uitbrengen, kunnen worden geïdentificeerd (via e-mailadres of telefoonnummer), zodat het voor de voorzitter van de vergadering duidelijk is wie, welke stem heeft uitgebracht.

Verlenging tijdelijke maatregelen

De tijdelijke wet zou tot 1 september 2020 gelden, maar in verband met de ontwikkelingen rondom het coronavirus is de werking ervan tot 1 december 2020 verlengd. In de toelichting op het verlengingsbesluit is het voornemen geuit om minimaal twee maanden van tevoren aan te kondigen wanneer de tijdelijke voorzieningen van de wet definitief zullen vervallen, zodat de regeling ook na 1 december 2020 nog van kracht zal blijven.

Vraag of rechtsbijstand?

Heeft u vragen op het gebied van het appartementsrecht of wilt u advies, dan wel rechtsbijstand in een procedure, neem dan contact met Insight Legal op.

Jochem van den Bosch


Advocaat

030 - 245 19 69